לקוחות ממליצים

הדרך היעילה לבקר את שעות העבודה - בכל מקום

חברת OK2GO מציגה - שיתוף פעולה עם חברת איתוראן: מערכת דיווח שעות נוכחות מבוססת טלפון סלולרי שחוסכת אלפי שקלים בחודש.

תיקון 24א לחוק הגנת השכר, שנכנס לתוקפו בחודש פברואר 2009, העביר את האחריות לרישום שעות העבודה לידי המעסיקים. כתוצאה, חיפשו חברות רבות אחר דרכים יעילות לבצע רישום מדויק ומדוקדק של שעות העבודה, כנדרש בחוק - מבלי לספוג עלויות מיותרות.

הנושא חשוב במיוחד בעסקים בהם ישנו כוח אדם שאינו מגיע בכל בוקר למשרד (כגון מובילים, מפיצים, אנשי מכירות, טכנאים ועוד). מחד, יש להעמיד לרשות עובדים אלו אמצעי דיווח אמין על שעות העבודה שלהם; ומאידך, לא ניתן להסתמך על רישום ידני או רישום בדיעבד של השעות - ובוודאי לא לדרוש מהם להגיע מדי יום למטה רק על מנת להירשם במערכת רישום הנוכחות.

הדבר מקבל משנה תוקף, לאור עלות השכר של כוח האדם, שהיא אחת ההוצאות המרכזיות בארגון. אך מעבר לעלות הגבוהה של רישום ידני ובדיעבד, הוא גם גורם לתפעול מיותר ולטעויות אנוש באיסוף והקלדת המידע ידנית.

בתחילה וגם כיום, הפתרון השכיח לצורך זה הוא שימוש במערכות דיווח מבוססות טלפון סלולרי. מערכות אלו אמנם מאפשרות לעובדים לדווח על תחילת וסיום יום העבודה מכל מקום, אך במקרים מסוימים  (נהגי משאיות, אוטובוסים וכדומה) הן לוקות בחסר: נהגים רבים נוטים לשכוח לדווח במערכת הסלולרית בעת כניסתם לרכב בבוקר או יציאתם ממנו בערב. כמו כן, כל מכשיר טלפון סלולרי יכול בדרך כלל לשמש לדיווח שעות של עובד אחד בלבד, דבר בעייתי בגופים בהם לא לכל העובדים יש טלפון צמוד השייך למעסיק.

פתרון יעיל יותר מספקת מערכת שעון נוכחות מבית OK2GO בשילוב עם יחידה ברכב מבית איתוראן. המערכת מבוססת על לוח מקשים המותקן ברכב, בו מדווח העובד על תחילת יום העבודה ועל סיומו. הדיווח מועבר לעסק בתקשורת סלולרית מהירה (GPRS), וניתן לצרף אליו חותמת מיקום מדויקת (GPS) של הרכב בעת הדיווח, כמנגנון אימות נוסף. את המערכת ניתן לקשר בפשטות למערכות עיבוד נוכחות נפוצות. טכנולוגיית OK2GO משרתת אלפי לקוחות בשוק הישראלי, ועשרות לקוחות כבר משתמשים בה בשילוב יחידה ברכב של איתוראן.

איך זה עובד? המערכת מתריעה בצפצוף בעת התנעת או כיבוי הרכב, כתזכורת לעובד. בנוסף, עצם התקנתה ברכב מבטיחה כי הדיווח מתבצע ממש עם ההתנעה והיציאה לדרך - ולא למשל בביתו של העובד. בנוסף, ניתן להחליט האם העובד יחתים מרגע יציאה הביתה או רק עם הגעה ללקוח ו/או לנקודת העבודה הראשונה. זה מאפשר גמישות למעסיק כי ברוב המקרים על חצי שעת הנסיעה בבוקר לא משלמים(עוד חסכון משמעותי) אלא רק מהגעה לנקודת התחלת עבודה.

יתרון חשוב אחר הוא שימוש ביחידה לזיהוי נהג (באמצעות מפתח חד ערכי או קוד אישי), שמאפשר להשתמש במערכת אחת כשעון נוכחות נייד למספר רב של עובדים. גופים בהם מנהל הצוות אוסף מספר אנשי צוות מבתיהם, עושים שימוש במערכת לצורך החתמת נוכחות העובדים - אם בעת כניסתם לרכב ואם בהגעתם לאתר העבודה, בהתאם להחלטת המעסיק.

חיסכון של אלפי שקלים בחודש-דוגמא לחסכון הצפוי
חישוב פשוט מצביע על מידת החיסכון: שעת עבודה של נהג משאית עולה למעסיק כ-60 ש"ח. הנתונים מלמדים על נטייה "לעגל פינות" בדיווח שעות בממוצע של רבע שעה ביום. כלומר בעסק המונה 10 נהגים, מדובר ב-150 דקות עבודה מדי יום, שהם 55 שעות עבודה בחודש (לפי 22 ימי עבודה).

מכאן עולה, כי עצם השימוש במערכת דיווח הנוכחות של איתוראן, שמונעת את עיגול הפינות בדיווח, חוסך בממוצע 3,300 ש"ח בכל חודש, לפי חישוב של 55 שעות כפול 60 ש"ח לשעה.

לכך יש להוסיף ביטול תהליכים ידניים של רישום, איסוף המידע ותפעול, אותם ניתן להעריך בכמחצית משרה של עובד בארגון. עלות נוספת שנחסכת היא עלותן של טעויות האנוש ברישום ידני, שמסתכמות בממוצע בכ-2% מעלות השכר.

מערכת דיווח הנוכחות ברכב מבטלת את חשיפת העסק לסיכונים הנובעים מאי-עמידה בדרישות החוק (תיקון 24א לחוק הגנת השכר): החל מקנס של עד 35,000 ש"ח במידה והעסק ייתפס בביקורת של משרד התמ"ת - ועד האפשרות של עובד לתבוע עשרות שעות נוספות בחודש במידה שלא נוהל רישום יום-יומי של השעות. על פי החקיקה הנוכחית, בית המשפט מצדד בעובדים בתביעות מסוג זה ואחריות ההוכחה על המעסיק.

תועלת חשובה אחרת שנגזרת ממערכת דיווח הנוכחות של איתוראן, הינה כאשר נשלחים לעסק דו"חות על עבירות מהירות וחנייה שבוצעו באמצעות כלי הרכב שלו. מכיוון שהעובד מזהה את עצמו בעת כניסתו לרכב וברדתו ממנו, קל יותר לדעת ולהוכיח מי נהג ברכב בעת ביצוע העברה.

ולא פחות חשוב מכל אלה: העובדים מרוויחים מערכת נוחה ופשוטה לשימוש, ששומרת על זכויותיהם.

לסיכום- כמעסיק הערך הכלכלי והבקרה על המשאב של כ"א והשכר הוא כלי חיוני ומטפל באחד ממרכיבי העלויות הגבוהים בארגון, וזאת מעבר לכך שמדובר בחוק שחל על המעסיק. שילוב של כל התועלות הללו, והעמדתן מול העלות החודשית של השירות - העומדת בממוצע על חצי משכר שעתי של עובד (בהתאם למספר העובדים ולמרכיבים אותם מקבל הלקוח) - מוכיח כי ההשקעה מובילה להחזר משמעותי, סדר ותפעול נוח החל מהחודש הראשון.

סיפורי הצלחה נוספים:

לקבלת הצעת מחיר:
שם:
ח.פ\ת.ז:
חברה:
טלפון:
דוא"ל:
הערות:
מעוניין לקבל עדכונים